Im Rahmen eines Prozessredesigns werden fast immer neue Steuerungsgrößen eingeführt. Sie werden sauber definiert, regelmäßig erhoben und ordentlich gepflegt. Trotzdem verändert sich im Alltag oft wenig, weil eine Kennzahl allein noch keine Steuerung ist.
Was eine Kennzahl zur Steuerungsgröße macht
Der Unterschied liegt nicht in der Erhebung, sondern in der Reaktion. Eine Steuerungsgröße löst bei einer Abweichung tatsächlich etwas aus, eine Entscheidung, ein Gespräch, eine Anpassung. Eine Kennzahl, die zwar existiert, aber bei Abweichungen folgenlos bleibt, dokumentiert nur, was passiert ist. Sie steuert nichts.
Woran sich eine dokumentierende Kennzahl erkennen lässt
Meist zeigt sich das nicht sofort, sondern erst nach einiger Zeit. Die Zahl wird brav aktualisiert, taucht im Bericht auf, wird vielleicht sogar in einem Meeting kurz erwähnt. Reagiert aber niemand konkret, wenn sie aus dem grünen Bereich rutscht, hat sie längst ihre eigentliche Funktion verloren, auch wenn sie auf dem Papier weiterhin gepflegt wird.
Wie man das überprüft
Eine einfache Testfrage hilft: Wann wurde diese Kennzahl zuletzt genutzt, um tatsächlich etwas zu verändern? Fällt die Antwort schwer oder lautet sie schlicht „noch nie“, handelt es sich vermutlich um reine Dokumentation, nicht um eine echte Steuerungsgröße. Diese Frage lässt sich für jede eingeführte Kennzahl einzeln stellen und schafft schnell Klarheit darüber, welche davon tatsächlich gebraucht werden.
Was das für ein Prozessredesign bedeutet
Nicht jede neu eingeführte Kennzahl muss steuern, manche dienen bewusst nur der Dokumentation, etwa aus rechtlichen oder historischen Gründen. Problematisch wird es erst, wenn diese Unterscheidung nie getroffen wurde und alle Kennzahlen gleich behandelt werden, obwohl nur wenige davon wirklich Entscheidungen tragen. Wer diese Trennung bewusst vornimmt, kann sich bei den wenigen echten Steuerungsgrößen auf konsequente Reaktion konzentrieren, statt Aufmerksamkeit auf Zahlen zu verteilen, die ohnehin folgenlos bleiben.
Häufige Frage: Muss man dokumentierende Kennzahlen komplett abschaffen?
Nicht zwingend. Manche Kennzahlen haben ihren Wert gerade darin, dass sie einen Verlauf nachvollziehbar machen, auch ohne unmittelbare Reaktion. Wichtig ist nur, ehrlich zu unterscheiden, welche Zahlen tatsächlich Entscheidungen auslösen sollen und welche bewusst nur der Nachvollziehbarkeit dienen.
