Kaum ein mittelständisches Unternehmen hat seine IT-Landschaft am Reißbrett geplant. Über Jahre kommen Systeme dazu, ein neues Modul hier, ein Zukauf dort, eine Excel-Lösung, die eigentlich nur eine Übergangslösung sein sollte und geblieben ist. Jedes einzelne System funktioniert für sich, trotzdem entsteht in Summe oft eine Landschaft, in der dieselbe Information an mehreren Stellen unterschiedlich aussieht. Aus Erfahrung von KreLou Consulting ist das riskanter, als gar keine Daten zu haben.
Der trügerische Unterschied zu „keine Daten“
Eine Organisation, die offen weiß, dass sie an einer Stelle nichts misst, sucht aktiv nach einer Lösung. Eine Organisation mit verstreuten, leicht widersprüchlichen Daten dagegen hat den Eindruck, im Griff zu haben, was tatsächlich passiert, obwohl niemand die einzelnen Systeme gegeneinander geprüft hat. Dieser Eindruck von Kontrolle ist das eigentliche Risiko, weil er verhindert, dass überhaupt jemand genauer hinschaut.
Wie sich das in der Praxis zeigt
Ein typisches Muster: Für dieselbe Leistung existieren mehrere Erfassungspunkte, etwa ein System für die operative Abwicklung und ein separates für die Abrechnung, beide über Jahre gewachsen, beide für sich genommen plausibel. Ohne einen Mechanismus, der beide Seiten systematisch gegeneinander abgleicht, bleibt offen, ob tatsächlich alles, was erbracht wurde, am Ende auch erfasst und abgerechnet wird. Das fällt so lange nicht auf, bis jemand die Systeme gezielt gegeneinander hält, oft ausgelöst durch einen einzelnen Verdachtsfall.
Der erste Schritt ist nicht ein neues System
Der naheliegende Reflex ist, die Systeme zu konsolidieren oder eine neue Software einzuführen. Das ist selten der richtige erste Schritt. Bevor über die passende technische Lösung entschieden werden kann, braucht es zunächst ein Reporting, das die vorhandenen Daten aus den verschiedenen Systemen sichtbar gegeneinander stellt und damit das tatsächliche Ausmaß zeigt. Erst danach lässt sich beurteilen, ob eine technische Konsolidierung überhaupt nötig ist, oder ob ein klarer Abgleichsprozess bereits ausreicht.
Häufige Frage: Muss man dafür die IT-Systeme konsolidieren?
Nicht als ersten Schritt. Eine Konsolidierung ist ein größeres, oft langwieriges Vorhaben und löst das eigentliche Problem nicht automatisch, wenn die zugrundeliegende Frage nach der Vollständigkeit nicht beantwortet ist. Sinnvoller ist es, zunächst über ein gezieltes Reporting sichtbar zu machen, wo genau die Systeme auseinanderlaufen, und erst auf dieser Basis zu entscheiden, welche technische oder organisatorische Lösung tatsächlich nötig ist.
